Lotus Domino/Notes - путь повышения эффективности работы организации
Один из известнейших специалистов в области
управления и менеджмента Питер Дрюкер (Peter Druker) написал, что "знания
являются единственно значимым экономическим ресурсом". Такие специалисты,
как Михаил Портер (Michael Porter) и Виктор Миллар (Viktor Millar), даже
предложили особую классификацию индустрий на основе двух критериев:
информационная насыщенность выпускаемого продукта и/или услуги и информационная
насыщенность внутренних процессов внутри организации.
Это мысль подчеркивает, что огромное количество необходимых знаний и информации сосредоточено не только в основных производственных средствах, а также в организационных процессах и процедурах. Поэтому их усовершенствование,
способность к обучению являются критическими для успеха.
Анализ успешных проектов внедрения Lotus Domino и
Notes подтверждает этот факт. Самыми успешными проектами внедрения бывают, как
правило, те, где Lotus Domino и Notes становятся технологиями поддержки ключевых
производственных и бизнес-процессов, где автоматизированы функции координации
работы большого количества людей, где за счет универсальности этого
программного продукта в нем хранится самая разнородная информация, составляющая
основу корпоративной памяти (знаний).
Необходимо общее рабочее пространство для
коллективного выполнения своей работы, поэтому сотрудники располагаются в
отделах, зданиях или комплексах зданий. Что обеспечивает такое общее рабочее
пространство с точки зрения компьютерных технологий? Конечно же, это технологии
для кооперации людей и коллективной работы, то есть это базы данных
электронных документов коллективного доступа, поскольку 90% информации, с
которыми работают люди имеют форму документов, и количество документов в
электронной форме постоянно растет. При этом для территориально распределенных
организаций, а таких большинство, должен существовать механизм синхронизации
копий одной и той же базы данных документов для удаленных филиалов, которые
могут быть сколь угодно далеки друг от друга, но связаны какими-либо каналами
связи.
Lotus Domino и Notes включают в себя комбинацию следующих
технологий:
- Электронная почта
- База данных для хранения документов
- Средства автоматизации деловых процедур, бизнес-процессов и документооборота
- Репликация: средства создания и синхронизации копий баз данных документов в произвольном количестве территориально РАСПРЕДЕЛЕННЫХ подразделений
- Средства разграничения доступа к данным и защиты информации
- Средства календарного планирования и составления расписаний
- Технологии использования всех преимуществ, предоставляемых Internet, и средства создания Web-узлов.
- SAMETIME
"Специалисты в
области информационных систем должны фокусироваться на процессах, а не на
технологиях".
Семь принципов были сформулированы основателями данного подхода (Hammer, 1990):
- Организуйте работу вокруг результата, а не вокруг выполнения задач.
- Те, кто является потребителем выхода процесса, должны являться участниками и исполнителями процесса.
- Рассматривайте процесс по обработке информации как реальную работу, которая генерирует информацию.
- Рассматривайте географически распределенные ресурсы так, как будто они сосредоточены в одном месте.
- Связывайте параллельные процессы, вместо того, чтобы интегрировать их результаты.
- Передайте принятие решения в ту точку, где работа непосредственно выполняется, и вставьте средства контроля в процесс.
- Вводите информацию только один раз – именно там, где она генерируется.
Не надо пользоваться двумя программами: одной для
работы и просмотра документов и картотеки "дел", а другой для работы
с почтой. Все в рамках единого программного продукта, имя которому Lotus Notes.
И это все не мечта, а реальность, ставшая повседневной практикой для многих
российских федеральных государственных структур, региональных органов
государственной власти и управления, промышленных гигантов, банков,
коммерческих структур и образовательных организаций.
В одной из республик Российской Федерации аппарат
Президента с помощью Domino/Notes
обрабатывает и отслеживает около 10000 "дел" в течение года, имея
полный контроль над процессом исполнения документов.В электронном конвейере Lotus Notes одного из ведущих
российских банков ежедневно обрабатывается около 10000 платежных документов.
Lotus Domino и Notes сочетают в себе как возможности централизованного управления и администрирования, так и возможности
широкого делегирования полномочий по управлению, администрированию и разработке приложений и информационных систем в подразделения.
Одной из фундаментальных проблем, которая стоит
перед каждой организацией, которая хочет быть успешной – будь то
государственная структура или коммерческая компания – это создание организации,
которую можно охарактеризовать как динамически стабильную. Такая
организация, с одной стороны, должна обладать способностью предоставления постоянно меняющегося набора продуктов и
услуг как можно более большому количеству их потребителей (динамичность, а с
другой стороны, она должна создавать внутри себя долговременный опыт реализации
деловых процессов и коллективную память, знания и ноу-хау организации (стабильность).
Стратегическое управление информацией – один из
самых критически важных способов достижения организацией состояния динамической
стабильности. При этом выделяются три проблемы управления информацией, стоящие
перед организацией, которая стремится достигнуть состояния динамической
стабильности:
Решение этих проблем, скрывается в создании в
организации взаимосвязанных информационных систем трех типов:
- Системы охвата (systems of scope)
- Вертикальные системы
- Горизонтальные системы
Системы охвата обеспечивают корпоративные знания. Они должны:
- быть доступны всем менеджерам и руководителям и предоставлять средства создания и использования
внутрикорпоративных знаний и процессов, средства хранения информации о внешних организациях, конкурентах, рынке и т.д.
- предоставлять быстрые коммуникации, для того, чтобы критически важная информация могла быстро
достичь любой точки организации
- быть гибкими и открытыми с точки зрения возможностей проектирования информационной системы и с точки зрения широты спектра хранимых в них типов информации
Примерами таких систем могут быть общекорпоративные, общедоступные справочные системы, базы данных с информацией о продуктах и услугах организации, правилах и процедурах, о конкурентах и т.д. Они создают общую память организации и дают руководству и сотрудникам быстрые средства сбора, хранения и распространения информации независимо от организационных барьеров. Это средство обеспечения стабильности и знаний о внутренних процессах, правилах и экспертизе организации.
Вертикальные системы также предназначены для поддержки работы с корпоративными
знаниями. Эти системы:
- должны быть доступны только высшим должностным лицам, принимающим решения, касающихся распределения ресурсов организации
- дизайн и архитектура этих информационных систем должны быть более закрытыми и жесткими,
и ориентированными на задачу сбора специфической информации, касающейся эффективности работы организации, ее продуктов, услуг и процессов и их оптимизации
Примерами таких систем могут быть специализированные системы сбора оперативной отчетности по организационным
вертикалям, информации об исполнительской дисциплине или объемах продаж и т.д.
Они играют роль системы обратной связи в классической схеме управления, которая
обеспечивает не только возможности электронной пересылки "управляющих
воздействий", но и сбора информации для оперативного принятия решений в
условиях быстро меняющейся обстановки, окружающей организацию.
Горизонтальные системы являются системами выполнениярешений и работ:
- координируют, контролируют и интегрируют информацию и процессы, связывающие разные функциональные и организационные подразделения, а также внешние организации
- они должны обладать открытой архитектурой, быть гибкими, модульными, приспособленными к использованию широким сообществом пользователей, способными к быстрому изменению в зависимости от меняющихся потребностей горизонтальных бизнес-процессов
Один из известных специалистов в области управления Макдоналдс (Macdonalds) заметил: "Организация может расширить свои границы
– свои информационные границы – без распространения организационного контроля. Организация может расширить мир, в котором она работает, без контроля над ним, но достичь этого она может только за счет усиления использования неформальных
методов и, особенно, информационных сетей, с помощью которых сотрудники получают доступ к внешней информации".
Почему именно сейчас возникает интерес, и получают распространение сетевые организации?
Дело в том, что проблема координации работы различных подразделений и людей в организациях, преодоления внутренних и
внешних организационных или межведомственных барьеров существовала всегда. Традиционными механизмами решения этой проблемы являются следующие:
- специальные отделы и даже организации, ответственные за координацию
- постоянные или временные межфункциональные рабочие группы
- использование прямых, горизонтальных контактов между менеджерами и управленцами на всех
уровнях организации
- интеграция через использование формальных иерархических связей
- интеграция через стандартную, основанную на бумаге технологию документооборота
- Для сетевых организаций характерны следующие семь общих элементов:
- Общие цели: организации, образующие сеть, как правило, имеют общую цель.
- Общая экспертиза: сети позволяют распространять опыт и знания в организации.
- Совместная работа: сети позволяют распределять выполнение работы между группами, которые, как
правило, не являются частями одной локальной организационной структуры.
- Совместное принятие решений: продвинутые средства доступа к критически важной информации
позволяют большему количеству людей вносить свой вклад в принятие решений.
- Совместное планирование времени и расстановка приоритетов: сети позволяют группам
людей более эффективно планировать время и работу по проектам.
- Совместная взаимная ответственность и доверие. Доверие здесь – критический и важный элемент.
Общая система вознаграждений и стимулирования: эта система поощрения должна поддерживать коллективную работу.
Если вы выберите для Вашей организации сетевую структуру, как способ решения стоящих перед Вами задач, то Lotus Domino/Notes за счет встроенных средств создания распределенных баз данных документов, средств поддержки совместной и групповой
работы, календарного планирования позволит реализовать практически все из перечисленных выше семи принципов.
|
